Начальник загального відділу - Залевська Лариса Іванівна

Головний спеціаліст - Козюк Зофія Андріївна

Архіваріус - Григорович Георгій Сергійович

Спеціаліст по комп’ютерному забезпеченню та інформаційним технологіям - 

Електронна пошта: Ця електронна адреса захищена від спам-ботів, Вам потрібно включити JavaScript для перегляду

Телефон: 3-11-01

Основні завдання, функції загального відділу

1. Загальний відділ створюється для організаційно-технічного обслуговування апарату виконавчого комітету та ради, забезпечення єдиної системи діловодства в ньому, контролю за строками проходження і виконання службових документів, надання методичної допомоги в організації роботи по володінню діловодства відділами виконкому та ради.

2. Загальний відділ здійснює ведення діловодства у виконкомі міської ради.

3. Приймає, реєструє і передає за призначенням вхідну кореспонденцію, а  також  реєструє і відправляє вихідну кореспонденцію; веде реєстраційну, контрольну і довідкову картотеки.

4. Забезпечує разом з організаційним та іншим відділенням виконкому організаційно-технічну підготовку засідань виконавчого комітету, а також нарад та інших заходів, що ним проводяться.

5. Здійснює    своєчасне доведення до відповідних відділів виконавчого комітету, підприємств, установ, організацій: службових осіб та громадян розпоряджень міського голови у необхідних випадках видає копії, виписки і довідки з прийнятих рішень, розпоряджень.

6. Забезпечує контроль за строками виконання актів вищестоящих державних органів, а також інших службових документів, що підлягають контролю; систематично інформує керівництво виконкому про хід їх виконання.

7. Складає номенклатуру справ виконавчого комітету, забезпечує контроль за правильністю формування, оформлення зі зберігання справ, що підлягають здачі в державний архів.

8. За дорученням міського голови або керуючого справами виконкому перевіряє у відділах виконкому стан організації діловодства та контролю за виконанням актів вищестоящих державних органів, та інших службових документів;

Вивчає роботу діловодних служб відділень, подає їм необхідну методичну допомогу в удосконаленні форм і методів роботи з документами.

9. Забезпечує культуру діловодства, сучасних технічних засобів ведення діловодства у виконавчому комітеті, сприяє підвищенню кваліфікації працівників діловодних служб відділів виконкому.

10.Здійснює контроль за правильністю користування документами в виконавчому комітеті,готує довідки, звіти, інформації з питань діловодства, контролю за строками виконання службових документів.

11. Забезпечує виготовлення, облік, зберігання печаток, штампів, бланків документів та законність користування ними.

12. Бере участь у розробці і виданні довідників та інших посібників, необхідних для роботи виконавчого комітету.

13. Загальний відділ має право за згодою керуючого справами виконкому повертати відділам проекти рішень, розпоряджень міського голови та інші документи, подані з порушенням вимог Регламенту виконавчого комітету.

14. Загальний відділ при вирішенні питань, які належить до його відання, взаємодіє з іншими відділами виконавчого комітету

Підсумки роботи загального відділу за 2018 рік.

Протягом 2018 року до загального відділу виконавчого комітету Полонської міської ради ОТГ надійшло 7875 документів, це:

3127 звернень громадян;

4603 листів з різних установ та організацій;

97 розпоряджень з ОДА та РДА;

48 листів публічної інформації.

Всього було опрацьовано та відправлено 3624 листи, з них:

2800 – «Укрпоштою», 789 з повідомленням про вручення, решта вручено особисто.

Зареєстровано 511 листів внутрішньої кореспонденції.

Направлено для виконавців  1053 рішень  сесії та виконкому.

Постійно проводиться моніторинг  виконання вхідних документів. Та за результатами моніторингу надається щомісячна інформація керуючому справами( секретарю) виконкому  про стан розгляду звернень громадян та виконання документів.

Постійно проводиться робота по висвітленню на офіційному веб-сайті та на сторінці у Фейсбук заходів та проведеної роботи виконавчим комітетом. Так за 2018 рік  загальним відділом опубліковано  99 статей на різну тематику.